Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным решением совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 23 сентября 1993 г. № 40.
Каждая организация для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения денежных документов должна иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель организации несет ответственность за создание таких условий.
Выполняет кассовые операции кассир, который при принятии на работу должен быть под расписку ознакомлен с правилами ведения кассовых операций, и с ним заключается договор о материальной ответственности. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов).
Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя организации. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим кассира работником.
При небольшом объеме движения наличных денег в кассе обязанности кассира возлагаются на одного из работников организации в порядке совмещения. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.
В соответствии с правилами все организации, независимо от формы собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные в кассу из банка, расходуются только на те цели, на которые они получены (на выдачу заработной платы, на операционные или хозяйственные нужды, на командировочные расходы).
Организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банка.
Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выплаты заработной платы на срок не свыше трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним – не свыше пяти дней), включая день получения денег в банке.
Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии:
- на заработную плату, стипендии, иные выплаты работникам (в том числе социального характера);
- командировочные расходы;
- на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
Согласно указанию ЦБ РФ от 28 апреля 2008 г. № 2003-У, денежные средства, принятые от граждан в пользу третьих лиц (например, денежные средства, полученные по договору комиссии по услугам мобильной связи, страховые платежи и др.) нельзя использовать на разрешенные выплаты, их необходимо сдавать в банк.
При этом организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.
Перечень выплат, на которые можно тратить наличную выручку, полученную за товары, работы, услуги, является закрытым. Выдача наличных на любые другие цели (например, выдача займа работникам) должна производиться только из денежных средств, непосредственно полученных из банка.
В соответствии с законодательством РФ расчеты через кассу между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями ограничиваются установленным лимитом. Так, с 21 ноября 2001 г. ЦБ РФ установил лимит расчетов наличными в сумме 60 тыс. руб. по одной сделке.
Понятие сделки дано в статье 153 ГК РФ. Под одним из видов сделок понимается договор, заключенный между организациями. Таким образом, начиная с 21 ноября 2001 года по одному договору можно было рассчитываться наличными деньгами в пределах 60 000 рублей. С 22 июня 2007 г. по одному договору лимит расчетов наличными был установлен в размере 100 тыс. руб.
До 22 июня 2007 г. лимит расчетов распространялся только на расчеты между организациями, после этой даты лимит расчетов наличными распространяется на расчеты между:
- организациями;
- организациями и индивидуальными предпринимателями;
- индивидуальными предпринимателями.
Расчеты свыше установленного лимита должны проводиться только в безналичном порядке (через расчетный счет).
Если организация осуществляет продажу продукции, товаров за наличный расчет или с применением платежных карт, то она использует контрольно-кассовую технику (ККТ) и ведет учет поступающей выручки за каждый день в специальной книге кассира-операциониста.
При несоблюдении условий работы с денежной наличностью, нарушении порядка ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой техники налоговые органы применяют к организациям меры финансовой ответственности в виде штрафов.